Eventi ibridi: International Journalism Festival 22

Dopo due anni di stop a causa della pandemia, riparte oggi l’International Journalism Festival di Perugia. Da molti anni Vudio si occupa del coordinamento generale della produzione video e live dell’evento: 5 giorni, 10+ sale tutte in live streaming su Youtube e sul sito del Festival, e un format video di diario quotidiano prodotto day by day

Quest’anno però la sfida era ancora più complessa, per via delle restrizioni legate al Covid e in generale per una consuetudine ormai diffusa di partecipare da remoto o almeno di averne l’opzione anche con una certa flessibilità. L’aspettativa già in partenza era di avere 40+ ospiti remoti divisi fra tutte le sale e tutte le giornate dell’evento, con più che probabili modifiche di numero e modalità in corsa.

La necessità era quindi di creare un sistema condiviso nelle sale dell’evento, ma con una gestione integrata che consentisse di coordinare centralmente non soltanto tutte le convocazioni via mail creando un’utenza personalizzata per ciascun ospite (anche last minute), ma anche l’accesso e l’accoglienza pre evento dei singoli speaker, con relative verifiche tecniche, preparazione, e instradamento verso le sale specifiche.

Oltre alle dirette in streaming abbiamo quindi attivato, personalizzato e allestito in tutte le sale la nostra piattaforma di eventi ibridi VudioLivelee, per accogliere tutti gli ospiti remoti in un unica location fisico/digitale, per poi inviarli nel corrispettivo digitale della sala fisica, ricevuti dalle singole regie locali pronte a trasmetterle sullo schermo della sala con un’apposita opzione fullscreen, restituendo loro la visualizzazione e l’audio di ogni palco. Nel caso in cui in un singolo evento gli ospiti remoti siano più di uno, è possibile creare rapidamente dei layout per poterli mostrare insieme o individualmente sullo schermo.

Tutti gli ospiti hanno ricevuto una email contenente credenziali di accesso, specifiche tecniche e descrizione del workflow, e i 20 tecnici delle 12 sale sono stati formati per gestire accesso alla piattaforma e integrazione con la regia di sala per la messa in onda degli ospiti remoti su schermo e verso streaming. La piattaforma include anche una chat e un sistema di invio domande moderate che può essere attivato in qualsiasi momento per aprire una conversazione tra gli spettatori fisici e virtuali e gli speaker in presenza e remoti.

Il risultato di questa operazione sarà di più di 200 eventi in presenza e in streaming e subito ondemand, con circa 600 ospiti in presenza fra cui più di 40 collegati remotamente.