“Mi sentite??” Imparare ad affidarsi alla regia nell’era degli eventi online

“Ma mi sentite?? Mi vedete??” Sono le frasi che più spesso, in questo lungo anno di eventi online di ogni tipo, ci siamo sentiti rivolgere dalle centinaia di ospiti collegati nelle nostre regie. Ma anche le frasi che più di altre hanno simboleggiato un intero anno di relazioni distanti, remote, soprattutto mediate da una tecnologia incerta, spesso inafferrabile e inaffidabile. Sarà la webcam, il microfono, la connessione? “Ma io ho la fibra”, “il computer è nuovo”, “ha sempre funzionato tutto fino a ieri” e poi scopri che nella stanza accanto i figli intasano il router casalingo con il traffico della playstation, o “ma non sarà perché mio marito sta tenendo un webinar al piano di sopra?” (storia vera), oppure le tante variabili difficilmente spiegabili e comprensibili: RAM insufficiente, PC non progettato per isolare il microfono dalle casse (con conseguenti echi strazianti stile coro delle tragedie di Eschilo), cuffie bluetooth con microfoni non funzionanti, eccetera.

Gli eventi online sono spietati, rivelano non soltanto il profondo analfabetismo digitale (non soltanto italiano peraltro, e lo possiamo confermare avendo gestito eventi e ospiti da ogni parte del mondo), ma anche una frequente tendenza a scaricare il problema al malcapitato tecnico di turno (“risolvila tu, a me funziona tutto”) piuttosto che affidarsi a tecnici e regie competenti che con calma e passo dopo passo sono in grado di suggerire le giuste modalità per arrivare ad un collegamento ottimale. La due parole chiave sono affidarsi e competenza: come spesso accade anche in altri contesti, negli eventi online si preferisce risparmiare e rivolgersi al giovanotto smanettone a cui chiedere di fare magie, piuttosto che a un team competente che stabilisca una scaletta, delle regole da seguire, orari certi per le prove, checklist per verificare tutte le funzionalità locali e remote. Il punto è che in generale il problema della scarsa qualità della presenza in un evento online nasce a monte, ed ha a che fare con il riconoscimento del valore del contesto ospitante: salireste mai sul palco dell’Ariston vestiti male, spettinati, con le calze spaiate e pure un po’ incazzati? No, giusto? E allora perché presentarsi agli eventi online in ritardo, o senza aver fatto le prove, usando un telefonino senza campo, messo in verticale,senza cuffie e magari pure dall’automobile?

Gestire un ospite collegato da casa è un lavoro estremamente complicato, che richiede un patto preciso fra organizzatori, regia e ospite stesso. Ecco allora tre punti irrinunciabili se vogliamo un evento di qualità limitando al massimo i rischi di errori clamorosi.

Scegli un team competente

Un evento online è fatto di tante attività, che difficilmente possono essere incarnate da una sola persona, o addirittura senza alcun supporto tecnico. C’è da pensare all’organizzazione, alla gestione tecnica e artistica degli ospiti, la regia, l’audio, la scaletta e il run of show, la gestione delle interazioni, il supporto tecnico vero e proprio. Meglio spendere qualcosa in più e affidarsi ad un team ben strutturato, piuttosto che improvvisare sperando che “la piattaforma” faccia tutto da sola. Il digitale non è magico, e da sempre vige la regola GIGO (garbage in, garbage out: i computer elaborano in modo acritico anche un insieme di dati in entrata palesemente insensati (garbage in) producendo, a loro volta, un risultato insensato (garbage out).

Definisci bene le regole di ingaggio

Organizzatori e team di regia devono necessariamente definire sia i requisiti per l’accesso degli speaker all’evento, sia tempi e modi per programmare prove reali, in cui si conducano quei test necessari per affrontare e risolvere eventuali problemi che possano presentarsi. Le regole devono essere dettagliate e comunicate con anticipo, per trasmettere serietà e autorevolezza, senza spaventare o disarmare, ma certamente ponendosi un obiettivo alto. Il primo a credere nella qualità dell’evento deve essere certamente chi lo organizza.

Rinuncia ad un ospite, se gniaafà

Questa è forse la parte più difficile, ma probabilmente inevitabile: la scaletta degli ospiti di un evento si costruisce sulla base del contenuto, dell’autorevolezza, dell’opportunità e della capacità di attrarre pubblico, ma la effettiva capacità di gestire la propria presenza su un palco virtuale non viene minimamente presa in considerazione. Ci sono dei casi in cui obiettivamente bisognerebbe arrivare a rinunciare a un ospite, se eventuali problemi bloccanti o invalidanti risultano irrisolvibili, o se si percepisce una resistenza a prender parte a prove o verifiche tecniche. A meno che l’ospite non sia centrale, e allora tutta la questione deve essere gestita diversamente fin dall’inizio, mettendo in sicurezza la sua partecipazione ad esempio mandando un operatore a domicilio, la qualità dell’evento sarà sempre comunque più importante della presenza di questo o quest’altro ospite. Non facile, ma certamente un buon esercizio per mettere in fila le priorità e gli obiettivi.

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